Algemeen reglement

  1. Men kan enkel inschrijven voor een volledige kampweek.
  2. De deelnemers kunnen enkel via de website een optie tot inschrijving nemen voor een plaats in één of meerdere kampen. U ontvangt dan een uitnodiging tot betaling. Pas na betaling van het volledige bedrag én het invullen van de individuele fiche is de inschrijving definitief. Aan deze twee voorwaarden moet voldaan zijn:
    1. Nadat HOP Club de betaling ontvangen heeft, krijgt u enkel via e-mail een bevestiging van betaling. Na het ontvangen van het uitnodiging tot betaling heeft de deelnemer 24 uur om de betaling uit te voeren. Wanneer de betaling HOP Club niet tijdig bereikt, vervalt automatisch de optie tot inschrijving en wordt de plaats doorgegeven aan een reservekandidaat.
    2. De individuele fiche moet uiterlijk een week voorafgaand aan het kamp ingevuld zijn. Is dit niet het geval dan wordt de inschrijving alsnog geannuleerd. Dit omdat we voor de verzekering en onze kok bepaalde gegevens nodig hebben.
  3. Annulatie van een kamp:
    1. Indien het kamp nog niet betaald was, dan kunnen wij de inschrijving kosteloos annuleren.
    2. Indien het kamp reeds betaald was, dan zijn er drie mogelijkheden:
      1. In geval van ziekte of ongeval: uw schriftelijke aanvraag tot terugbetaling moet ons uiterlijk 5 werkdagen na het kamp bereiken, samen met een doktersattest. Het inschrijfbedrag (minus 12 euro administratiekosten per kamp) zal na de vakantieperiode teruggestort worden.
      2. Meer dan twee dagen voor aanvang kamp en indien het aanbod het toelaat: U laat ons op voorhand per e-mail weten dat de inschrijving niet kan doorgaan. Wij sturen u een tegoedbon op t.w.v. het inschrijvingsbedrag (minus 12 euro administratiekosten per kamp) die u kunt gebruiken voor de betaling van een ander kamp binnen ons HOP Club aanbod, indien beschikbaar.
      3. Andere gevallen: Indien de deelnemer niet aanwezig is, wordt het volledige bedrag ingehouden.
  4. Alle kampdeelnemers zijn verzekerd tegen lichamelijke ongevallen.
  5. HOP Club kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, verlies en /of schade aan de door de deelnemers meegebrachte persoonlijke voorwerpen.
  6. Toediening medicatie op kamp: De ouder verklaart de toediening van het geneesmiddel volgens het toedieningsvoorschrift over te dragen aan de ohana`s (begeleiders) van HOP Club vzw. De  verantwoordelijke Ohana (begeleider)   verklaart de toediening van het geneesmiddel volgens het voorschrift uit te voeren. Als HOP Club VZW kunnen we geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de mogelijke gevolgen of bijwerkingen die na het toedienen kunnen optreden.
  7. In uitzonderlijke omstandigheden of bij te weinig inschrijvingen kan een kamp geannuleerd worden of veranderen van locatie. Wij zorgen steeds voor een alternatief kamp of betalen u het reeds betaalde inschrijvingsgeld integraal terug.
  8. In uitzonderlijke omstandigheden kan het gebeuren dat een uitstap of activiteit wijzigt. HOP Club zal steeds trachten hiervoor een waardig alternatief te bieden. Een terugbetaling van uw inschrijvingsgeld als gevolg van een programmawijziging binnen het gekozen projectkamp, is niet mogelijk.
  9. HOP Club houdt zich het recht om een deelnemer tijdens het kamp te weigeren, zonder nadere toelichting. Wanneer een deelnemer tijdens het kamp wordt geweigerd, zal het inschrijvingsbedrag overeenkomstig het aantal dagen waaraan niet deelgenomen is, uiterlijk twee weken na het betreffende kamp, terugbetaald worden (minus 12 euro administratiekosten per kamp).
  10. Eventuele klachten dienen schriftelijk of per e-mail te gebeuren, uiterlijk 5 werkdagen na het kamp. Klachten zijn enkel in behandeling genomen als u een bevestiging van de HOP Club heeft ontvangen.
  11. Roken is voor elke deelnemer, begeleider en ouder tijdens het kamp en op de kamplocatie verboden.
  12. Het vermelde inschrijvingsbedrag omvat alle kosten, lunch, koekje/fruit, water en melk, materiaal, accommodatie, begeleiding, opvang en verzekering.
  13. De naam, de adresgegevens en e-mailadressen van de deelnemers en/of ouders komen terecht in het bestand HOP Club administratie. HOP Club geeft enkel informatie door aan derden, indien het noodzakelijk is voor het organiseren van de kampen. Deelnemers die dit niet willen, kunnen m.b.v. een e-mail verwijderd worden uit de bestanden.
  14. Indien kortingen worden toegekend, zijn ze niet cumuleerbaar en worden ze automatisch verrekend. Onrechtmatig verkregen kortingen worden teruggevorderd. Kortingen worden niet terugbetaald. U ontvangt hiervoor een waardebon.
  15. Door de betaling uit te voeren voor de HOP Club kampen bevestigt u de algemene voorwaarden gelezen te hebben en verklaart u zich akkoord met de algemene voorwaarden.